Ein neuer Job, ein neuer Anfang und eine entscheidende Phase, die oft unterschätzt wird.
Viele Unternehmen konzentrieren sich beim Onboarding auf den ersten Arbeitstag. Doch was passiert in den Wochen oder Monaten zwischen der Vertragsunterschrift und dem tatsächlichen Start? Genau hier entscheidet sich oft, wie motiviert, gebunden und gut vorbereitet ein neuer Mitarbeiter ins Unternehmen kommt.

Gerade in Zeiten von Fachkräftemangel und steigender Wechselbereitschaft ist ein gut geplanter Preboarding-Prozess ein entscheidender Faktor für langfristige Mitarbeiterbindung. In diesem Artikel schauen wir uns an, was Onboarding eigentlich ist, warum diese Zwischenphase so wichtig ist und wie du sie strategisch nutzt.

Was ist Onboarding?

Onboarding bezeichnet den strukturierten Einarbeitungsprozess neuer Mitarbeitender. Ziel ist es, sie sowohl fachlich als auch kulturell schnell und erfolgreich ins Unternehmen zu integrieren.

Ein gutes Onboarding umfasst typischerweise:

• Vorstellung des Teams und der Unternehmenskultur
• Schulungen zu Prozessen, Tools und Produkten
• Klare Ziele und Erwartungen für die ersten Monate
• Regelmäßiges Feedback und Austausch

Preboarding ist dabei der oft vergessene erste Teil – und beginnt ab der Vertragsunterschrift. das Preboarding kann je nach Kündigungsfrist kürzer oder länger ausfallen. Je länger die Zeit zwischen Vertragsunterschrift und erstem Arbeitstag ist, desto wichtiger ist diese Zeit.

Warum die Zeit zwischen Vertragsunterschrift und Arbeitsbeginn so wichtig ist

Die Phase vor dem Start ist wie der Prolog eines Buches, sie bestimmt, wie gespannt man auf den Rest ist. In dieser Zeit können drei Dinge passieren:

1. Motivation steigt, durch proaktive Kommunikation und das Gefühl, willkommen zu sein.
2. Unsicherheit wächst, wenn Funkstille herrscht oder Fragen unbeantwortet bleiben.
3. Absage droht, wenn ein anderes Angebot attraktiver wirkt.

Gerade bei längeren Kündigungsfristen kann ohne Kontakt leicht ein emotionales Loch entstehen. Studien zeigen: Ein Drittel aller neuen Mitarbeitenden überlegt sich während dieser Phase noch einmal, ob sie die Stelle wirklich antreten.

5 Schritte für ein starkes Preboarding

1. Persönliche Willkommensbotschaft

Schicke direkt nach der Vertragsunterzeichnung eine persönliche Nachricht, idealerweise von der zukünftigen Führungskraft. Kurz, authentisch, wertschätzend.

2. Vorab-Informationen teilen

• Unternehmensbroschüre oder Willkommenshandbuch
• Überblick zu Projekten und Zielen
• FAQ zu ersten Tagen und internen Abläufen

3. Teamintegration vorab starten

Lade den neuen Kollegen zu einem informellen Teamtreffen oder virtuellen Coffee-Call ein. So entstehen erste Kontakte und Hemmschwellen sinken.

4. Organisatorisches klären

Arbeitsplatz vorbereiten, Technik bestellen, Zugänge einrichten. Der neue Mitarbeitende sollte am ersten Tag sofort arbeitsfähig sein.

5. Vorfreude aufbauen

Sende kleine Updates aus dem Unternehmen, z. B. Fotos vom Team-Event oder kurze Video-Grüße.

Häufige Fehler beim Onboarding – und wie du sie vermeidest

• Funkstille vor dem Start: führt zu Unsicherheit und sinkender Bindung.
• Unstrukturierter erster Arbeitstag: der Klassiker, Kein Arbeitsplatz, kein Plan.
• Zu viel auf einmal: überforderte Mitarbeitende sind weniger produktiv und zufrieden.
• Keine Feedbackschleifen: fehlende Rückmeldung erschwert die Anpassung.

Praxisbeispiel Gerberhotels: Preboarding im Einsatz

Bei den Gerberhotels werden neue Mitarbeitende während der Preboardingphase mit ausreichend Informationen versorgt.

• Willkommensmail der Familie Gerber
• Informationen zur Anreise, Packlisten mit Informationen zu Kleidervorschriften
• Informationen zu Unterkunft, Verpflegung und Benefits
• Teilweise schon vorab Informationen zu Produkten und Speis- & Getränkekarten

Ergebnis: Deutlich geringere Absprungraten vor Arbeitsantritt und ein schnellerer Einstieg in die Produktivität.

Fazit – dein Onboarding beginnt nicht am ersten Arbeitstag

Die Wochen zwischen Ja zum Vertrag und erstem Arbeitstag sind Gold wert. Nutze sie, um Bindung, Motivation und Vertrauen aufzubauen.

Mein Tipp: Überlege dir schon heute, welche Nachrichten, Materialien oder Begegnungen du in dieser Zeit gezielt einsetzen kannst und dokumentiere deinen Preboarding-Prozess schriftlich. So wird er zur Routine und zum Wettbewerbsvorteil.